スタートアップやベンチャー企業の経営者の中には、バーチャルオフィスの利用を検討している方も多いのではないでしょうか。
バーチャルオフィスは、費用面や業務への取り組みやすさなどスタートアップの利用に向いているサービスです。
本記事では、バーチャルオフィスの概要や他のサービスとの違い、スタートアップがバーチャルオフィスを利用すべき理由や注意点などについて解説します。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、オフィスの住所のみを借りるサービスです。利用者が実際に入居するわけではありません。
起業したばかりのスタートアップの経営者など、オフィスに十分な費用をかけられない方の利用に適しています（コストカットについては後述）。
シェアオフィス・レンタルオフィスとの違い
バーチャルオフィスと似ているサービスにシェアオフィス・レンタルオフィスがあります。
バーチャルオフィスとは違い、シェアオフィス・レンタルオフィスは実際にオフィスを利用する点が特徴です。
シェアオフィスの場合はワンフロアの空間をシェアして利用し、レンタルオフィスの場合は個室をレンタルして利用します。
作業スペースが確保できる点は強みだといえますが、スタートアップは事業展開によってはすぐに拠点を移動する可能性はゼロではありません。
レンタルオフィスなどの場合、仕事で使用する備品などを置いている方もいるかもしれませんが、そうなると引越しの手間がかかります。
一方で、バーチャルオフィスであれば、住所を借りるのみのバーチャルオフィスの方が拠点の移動がしやすいため、スタートアップには適しているでしょう。
コワーキングスペースとの違い
コワーキングスペースでは、オープンスペースを他の人と共有した状態で各自が自分の作業を行います。
一見するとシェアオフィスと似ていますが、コワーキングスペースは利用者同士の交流が盛んに行われている点が特徴です。利用者によっては、作業よりも交流を主な目的としている方もいます。
このような利用形態から、時には話し声などの雑音が聞こえることもあるため、仕事に集中したい方、静かな環境で作業に取り組みたい方には適していないでしょう。
スタートアップの場合、事業を安定させるためにとにかく仕事に取り組まなければならないケースも少なくありません。
そのため、コワーキングスペースよりも、バーチャルオフィスで住所だけレンタルし、自宅など仕事に集中できる場所を作業場とするのが理想的でしょう。
バーチャルオフィスで利用できるサービスの例
バーチャルオフィスでは、住所や電話番号のレンタルをはじめとしてさまざまなサービスの利用が可能です。ここでは、バーチャルオフィスで利用できる具体的なサービスについて解説します。
住所貸しサービス
バーチャルオフィスでは、住所のレンタルができます。借りた住所は名刺やパンフレット、ホームページに掲載できるほか、バーチャルオフィスによっては郵送先として指定可能です。
バーチャルオフィスの中には、一等地の住所が借りられるケースもあるため、自社に対するイメージアップにもつながるでしょう。
郵便物・荷物の受け取り・転送サービス
バーチャルオフィスには、郵便物や荷物が届いた場合、代わりに受け取るサービスや利用者の指定する住所に転送するサービスもあります。
また、バーチャルオフィスに直接取りに行く・指定の場所に転送するなど、希望や働き方に応じた対応が可能です。
電話番号の貸与や代行サービス
バーチャルオフィスでは、ビジネスを始める際に欠かせない電話番号が借りられるほか、電話の代行サービスも利用できる場合があります。
電話番号は市外局番（固定電話番号）となっているため、電話の相手に安心感を与えることができるでしょう。
また、バーチャルオフィスのスタッフが自社のスタッフとして電話を受け取り「●●は現在席を外しています」と対応してくれるサービスもあります。
事業に集中するために最適なサービスであるといえるでしょう。
法人登記代行サービス
バーチャルオフィスの住所で法人登記するケースは少なくありませんが、中には法人登記の手続きを代行してくれるサービスも存在します。
法人登記にあたっては、さまざまな手続きや準備が発生するため、代行サービスが利用できればその分事業に専念できますよ。
オフィススペースの貸し出しサービス
バーチャルオフィスによっては、会議室や実務スペース、備品などを利用できるケースもあります。
例えば、バーチャルオフィス内の作業用デスクを使って仕事を行う、クライアントとの急な打ち合わせが入りバーチャルオフィス内の会議室を使って打ち合わせを行うといった活用が可能です。
このようなスペースや会議室は、レンタルオフィスのように常時スペースを借りているわけではなく、必要な時に予約するのが一般的です。
スタートアップがバーチャルオフィスを利用すべき理由
バーチャルオフィスの利用によるスタートアップのメリットは少なくありません。
ここでは、メリットを取り上げながら、スタートアップがバーチャルオフィスを利用すべき理由について解説します。
コストを抑えられる
バーチャルオフィスを利用すれば、実際にオフィスを借りるよりもコストを抑えられます。
実際のオフィスを借りる場合、賃料や敷金、礼金などに加え、デスクやチェア、キャビネットなど各種備品の購入も必要となるなど、初期費用は高くなりがちです。
一方で、バーチャルオフィスであれば、利用料金の支払いこそあるものの、敷金や礼金はもちろん備品の購入なども不要となるため、コストを抑えられるでしょう。
スタートアップの場合、資金的に余裕がないケースもあると考えられることから、コストが抑えられるバーチャルオフィスの利用が適しています。
信頼度がアップする
バーチャルオフィスの中には、東京や大阪の一等地の住所が借りられるケースもあり、クライアントからの信頼度アップが期待できます。人によってはいい場所にオフィスを構えている＝いい会社であると考えるため、住所がきっかけとなり信頼感を高めてくれるケースもあるでしょう。
起業間もないスタートアップの場合、取引先からの信頼を獲得できるかどうかは、その後の経営にも影響します。
そのため、信頼に足る住所を持っているかどうかは非常に重要なポイントです。
来客や電話対応を任せられる
電話代行サービスや電話転送サービス、郵便物の受け取りサービスなどを利用すれば、対応に追われず業務に集中できます。
スタートアップの中には、社員数が少なく各種対応を会社のトップ自らが行うケースもあるでしょう。電話や荷物が届くたびに仕事をストップしていると、事業にも影響が出てくるかもしれません。
そのような時にバーチャルオフィスの各種代行サービスを利用すれば、業務以外の対応を任せて自分がやるべき業務に注力できるでしょう。
スペースや備品を利用できる
バーチャルオフィスによっては、会議室や作業スペース、さらにはキャビネットなどの利用が可能です。
都心の企業に営業を行う合間に都心のバーチャルオフィスで作業を行う、自社の商品に興味を持った顧客に対して、近くのバーチャルオフィスの会議室に案内して商談を行うなど、バーチャルオフィスのスペースを活用する方法もあります。
コミュニティやイベントに参加できる
バーチャルオフィスによっては、利用者同士でコミュニティが存在するケースやイベントを開催するケースも。これらのコミュニティやイベントを通して、ビジネス上のつながりが生まれる可能性もあります。
他社とのつながりを作りたいスタートアップや人脈を形成したい方は、このようなコミュニティへの参加も大きなメリットなるでしょう。
スタートアップのバーチャルオフィス利用時の注意点
バーチャルオフィスはスタートアップにとって便利なものですが、利用時にはいくつかの点に注意しなければなりません。
最後に、利用時に注意すべきポイントについて解説します。
他企業や他者と住所が重複する
バーチャルオフィスは複数の企業が同じ住所を使っているため、登記上の住所が重複するケースがあります。同じ住所で2つの登記はできないため、住所の重複により他のバーチャルオフィスへの引越し等が必要になるかもしれません。
登記情報は法務局で確認できるため、バーチャルオフィスの利用契約を結ぶ前に、その住所が登記利用されていないかどうか確認しておきましょう。
許認可の取得が難しい
一般派遣業や人材業、士業など、事業によっては許認可を得なければ開業できない業種がありますが、バーチャルオフィスでは許認可の取得が難しいケースもあります。
これは、許認可の条件に一定以上の面積や独立したスペースの確保など、バーチャルオフィスでは対応できないものが含まれているためです。
「バーチャルオフィス契約後に開業しようとしたところ、許認可が下りなかった」といった事態にならないために、事前に自身が取り組む事業の許認可条件を確認しておきましょう。
法人の銀行口座開設が難しい
金融機関によってはバーチャルオフィス利用者の法人口座開設を断るケースも少なくありません。
ただし、全ての金融機関が断るわけではなく、事業計画などをしっかりと説明できれば十分に口座開設は可能です。
また、バーチャルオフィスによっては、法人口座開設ができる金融機関を紹介してくれるケースもあるため、契約前に相談してみるといいでしょう。
社会保険や雇用保険の申請が通りにくい
社会保険や雇用保険を申請する際は、重要書類の保管場所の確保が必要となるため、キャビネットなどの設備が使えないバーチャルオフィスだと申請が通らない可能性があります。
バーチャルオフィスの契約を結ぶ際は、保管場所として使える設備があるかどうかチェックしておくことをおすすめします。
創業融資を受けるのが難しい
バーチャルオフィスは、金融機関からするとどのような事業を行っているのかわかりにくいため、創業融資が難しくなる可能性があります。
しかし、バーチャルオフィス＝創業融資不可というわけではありません。基本的には、創業計画がしっかりと作り込まれ、金融機関の担当者も納得できるようなものであれば融資が受けられる可能性は十分にあります。
これから創業融資を受けようとしている方は、創業計画作りに力を注いでみてください。
まとめ
今回はバーチャルオフィスに関して、スタートアップにおすすめな理由や利用時の注意点などについて解説しました。
初期費用が安く、一等地の住所が使えるバーチャルオフィスは起業間もないスタートアップにとってたくさんのメリットがあります。
登記を考えているなどオフィスを探している方はぜひバーチャルオフィスの利用を検討してみてください。
