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利用するなら押さえておきたいバーチャルオフィスの使い方!

事務所を持ちたいけれど、初期費用や賃料にあまりコストをかけたくないという方も多いのではないでしょうか。バーチャルオフィスは、実際に不動産を借りて事務所を持つよりもコストを抑えて気軽に利用できるため、起業や副業をする方に大変人気です。

今回は、バーチャルオフィスを利用する上で知っておきたいポイントについて解説していきます。これからバーチャルオフィスを利用される方は、ぜひ参考にしてみてください。

バーチャルオフィスを利用する目的

バーチャルオフィスがどのような目的で活用されているのか、大きくふたつに分けて解説していきます。

起業や副業をするため

起業や副業を始める際、まず立ちはだかる問題が事務所をどこにするかです。自宅で作業をしていても、ホームページなどに事務所として自宅住所を公開することに抵抗がある方も少なくありません。
バーチャルオフィスであれば、住所と電話番号だけ借りることができるため、プライバシーをさらさずに事務所を持てます。

事業拡大のため

他の地域から新しい地域へ事業を拡大する際、なるべくコストを抑えて事務所を構えたいと考える方も多いでしょう。低価格で事業の拠点を設けることができるバーチャルオフィスは、事業拡大の第一歩として重宝します。

バーチャルオフィスを利用するメリット

初期費用が安い

事務所を不動産で借りる際には、敷金礼金や設備費用などさまざまな初期費用がかかります。しかし、バーチャルオフィスは実際の物件を借りるわけではないので、そういった費用がほとんど必要ありません。
契約費用など高くても数万円ほどで、毎月の使用料も一般的な不動産の賃料に比べると格段に安いでしょう。

退去に手間がかからない

不動産の場合、退去する際には原状回復を行うため清掃などをおこなう必要があります。しかし、バーチャルオフィスでは、そういった手間がかからないためスムーズな退去が可能です。

付帯サービスを利用できる

バーチャルオフィスには、電話代行サービスや経理代行サービスなどさまざまなプランがあります。必要なサービスをオプションで付けることができるので、人件費の削減にも効果的です。

バーチャルオフィスを利用する際のポイント

費用の確認

バーチャルオフィスによって、契約費用や更新費用などが異なります。契約費用とは別に保証金が必要なところもあるので、契約前にきちんと確認しましょう。

最低契約期間の確認

何カ月から契約できるのか、期間の確認も必要です。月額料金が安い場合、長期契約を前提としている場合もあります。ホームページに記載がない場合、運営している会社へ問い合わせるなどするとよいでしょう。

オプションサービスの確認

郵便物の転送や電話受付サービスをおこなっているバーチャルオフィスもあります。契約前に自分が求めるサービスに対応しているか確認することが大切です。

有人のオフィスかどうか

バーチャルオフィスによっては、受付にスタッフが在中しているところもあります。クライアントがバーチャルオフィスに訪問する可能性がある場合、有人のオフィスを選ぶと安心です。

まとめ

バーチャルオフィスは、上手に活用することで実際の事務所と同じような働きが期待できます。
自社の目的に合わせてオプションを組み合わせるとよいでしょう。なるべく費用を抑えて事務所を持ちたい方は、ぜひバーチャルオフィスの契約を検討してみてください。

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